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DocuBox g3 è un sistema (private/public) cloud/http/streaming che proietta le aziende verso il futuro delle infrastrutture IT in totale sicurezza, a vantaggio del lavoro in mobilità, del risparmio di tempo, di risorse e di costi.

DocuBox g3 è un appliance fisico o virtuale, anche in modalità fault-tolerant con dischi e/o alimentatori ridondati, e può ospitare altri servizi e applicazioni quali mail, multimedia streaming, log management, file sharing, sincronizzazione…) che costruiscono una completa document experience orientata alla business continuity che ha il suo cuore nella costruzione di un database della conoscenza (knowledge repository), facilmente replicabile per un completo e immediato disaster recovery.

Le informazioni, spesso veicolate tramite e-mail rappresentano un bene primario per le aziende, e perdere il proprio patrimonio informativo o semplicemente non potervi accedere per un tempo anche breve può influire pesantemente sulle attività, e il tempo perso a cercare le informazioni influisce sul business.

DocuBox permette il backup e l’archiviazione di ogni singola e-mail trasmessa/ricevuta dal sistema (mail server, relay, …), immediatamente e con deduplica degli allegati (per risparmiare spazio su disco).
DocuBox profila/archivia/deduplica/mette in sicurezza qualsiasi e-mail ricevuta tramite qualsiasi canale:

1. Attraverso il protocollo POP3/IMAP per i server (Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino, Google Gmail, Microsoft Hotmail ...)
2. Attraverso file, per esempio per i server Linux o per i server di posta Exchange secondo il protocollo WebDAV, e le cartelle personali dove sono salvati messaggi di posta elettronica come file fisici (.eml, .msg)
3. Dal file PST di Microsoft Outlook estraendo le singole email e rendendole consultabili, deduplicate e riducendo il peso degli allegati senza limitarsi alla copia del file PST

L'operazione di backup avviene in modo costante nel tempo, mentre l'utente sta lavorando, senza l'uso di plug-in e senza modificare o interrompere il normale processo di lavoro quotidiano:

• Le email vengono archiviate su DocuBox in modo silente, automatico e costante senza disturbare l'utente e senza interrompere il lavoro
• Vengono archiviate come singoli file e sono consultabili da qualsiasi computer (doppio click -> si apre il programma di email ed è possibile leggerne il contenuto usando il proprio programma di riferimento).
• I file allegati (e gli elementi grafici contenuti nel corpo della mail) vengono divisi dalla e-mail ed archiviati separatamente. Diventano quindi consultabili e ricercabili singolarmente, sia pur deduplicati (e quindi in unica copia per più e-mail, con grande risparmio di spazio disco)
• Il motore di ricerca per testo libero trova sia le email sia gli allegati
• Il sistema ha bisogno di una connessione internet/http e dei protocolli Pop/Imap per scaricare le email e registrarne la copia e gli allegati sul DocuBox

Tutte le aziende sono accomunate dalla necessità di soluzioni in grado di:

• Rispondere in maniera efficiente alle esigenze di Disaster Recovery che consentano di riportare in maniera semplice e  immediata la situazione delle mail, dei documenti, dei dati, delle applicazioni, dei sistemi a un momento preciso nel  tempo, tale da consentire la corretta ripresa delle attività;  
• Offrire una reale Data Protection, cioè di consentire agli utenti di recuperare uno specifico file da un generico backup;  
• Crescere e operare in maniera flessibile, omogeneo e scalabile su un’infrastruttura IT per propria natura dinamica e  mutevole, come ad esempio nel caso di nuove applicazioni introdotte in azienda o di migrazioni dell’IT verso macchine  virtuali;  
• Offrire un sistema d’information e document management flessibile, affidabile, semplice e intuitivo;

Docubox è la soluzione:

Su qualsiasi workstation o server contenente dati rilevanti s’installa un agent DocuBox che rimane costantemente attivo (DocuBox è opzionalmente anche agentless). Questo software invia immediatamente, automaticamente e trasparentemente in streaming, senza problemi di time-out, attraverso i protocolli standard quali http/https/soap, i file e documenti in totale sicurezza, a un server DocuBox che può risiedere sia in rete locale che remota. Prima dell’invio dati al server, l’agent verifica la presenza dell’intero file o di parti di file e singoli blocchi, facendo risparmiare così oltre che spazio disco anche la banda di rete. Il server DocuBox si fa carico oltre che dei files anche dell'archiviazione email degli utenti, scaricandole autonomamente o recuperandole attraverso il suo agent. Dalle email sono estratti gli allegati che vengono archiviati autonomamente per permetterne l’accesso/ricerca diretta e per risparmiare spazio.
Il server DocuBox archivia le informazioni in un repository centrale che indicizza anche il contenuto del documento e lo archivia in sicurezza, limitandone l’accesso agli aventi diritto. E’ possibile conservare tutte le modifiche ai documenti (versioni). Facendo deduplica, lo spazio per ogni versione successiva occupa una minima parte dello spazio necessario. L’estrazione automatica del contenuto abilita la funzione di ricerca per testo libero con sintassi e interfaccia Google-like, su ogni singolo documento, rispettando la disponibilità (sicurezza e privacy) per utente.