DocuBox g3 (generazione 3) è un’innovativa e avanzata soluzione per la business continuity che si prende cura del patrimonio di conoscenza dei file e dei documenti dell’azienda. E’ un sistema (private/public) cloud/http/streaming che proietta le aziende verso il futuro delle infrastrutture IT in totale sicurezza, anche e soprattutto a vantaggio del lavoro (specie in mobilità), del risparmio di tempo, risorse e costi visibili e nascosti. Nasce da un’innovativa tecnologia brevettata dall’omonima start-up italiana ed è disponibile su appliance fisiche o virtuali. Il nostro motto: All of your knowledge is always on!

Tanti problemi …

Le informazioni (spesso anche  veicolate tramite e-mail) presenti all’interno dei sistemi IT rappresentano un bene primario per le aziende, e perdere il proprio patrimonio informativo o semplicemente non potervi accedere per un tempo anche breve può influire pesantemente sulle attività. Inoltre il tempo perso a cercare le informazioni influisce sul business. Il mondo enterprise è già in parte corso ai ripari, sviluppando piani strategici/operativi per porre rimedio a situazioni d’inaccessibilità alle informazioni, mentre la piccola/media impresa ha spesso, sul fronte dell’identificazione e recupero delle informazioni, diversi problemi irrisolti. Tutte le aziende sono però accomunate dalla necessità di soluzioni in grado di:

• Rispondere in maniera efficiente alle esigenze di Disaster Recovery che consentano di riportare in maniera semplice e immediata la situazione delle mail, dei documenti, dei dati, delle applicazioni, dei sistemi a un momento preciso nel tempo, tale da consentire la corretta ripresa delle attività;
• Offrire una reale Data Protection, cioè di consentire agli utenti di recuperare uno specifico file da un generico backup;
• Crescere e operare in maniera flessibile, omogeneo e scalabile su un’infrastruttura IT per propria natura dinamica e mutevole, come ad esempio nel caso di nuove applicazioni introdotte in azienda o di migrazioni dell’IT verso macchine virtuali;
• Offrire un sistema d’information e document management flessibile, affidabile, semplice e intuitivo;

L’architettura di DocuBox g3, in sintesi:

Su qualsiasi computer o server contenente dati rilevanti s’installa un agent DocuBox che rimane costantemente attivo (ma DocuBox è opzionalmente anche “agentless”). Questo software invia immediatamente, automaticamente e trasparentemente (in streaming, quindi senza problemi di time-out, attraverso protocolli standard quali http/https/soap) i file e documenti in totale sicurezza, a un server DocuBox che può essere anche personale ovvero risiedere nell’ambiente dei server aziendali e non per forza in Internet. Prima dell’invio, l’agent verifica la presenza dell’intero file o di porzioni di file e singoli blocchi, risparmiando così anche sul traffico di rete.

Il server DocuBox si prende cura anche delle email degli utenti, scaricandole autonomamente o recuperandole attraverso i suoi agent. Da queste sono estratti gli allegati che vengono archiviati autonomamente per permettere l’accesso/ricerca diretta e per risparmiare spazio.

Il server DocuBox archivia le informazioni in un repository centrale che indicizza anche il contenuto del documento e lo archivia in sicurezza, limitandone l’accesso agli aventi diritto. E’ possibile conservare tutte le modifiche ai documenti (versioni). Contando sulla deduplicazione lo spazio per ogni versione successiva può occupare anche solo il 10% dello spazio necessario. L’estrazione automatica del contenuto (anche con la maggior parte dei vecchi formati) abilita la funzione di ricerca per testo libero con sintassi e interfaccia Google-like, su ogni singolo documento, rispettando la disponibilità (sicurezza e privacy) per utente.

DocuBox g3 è un software per server (disponibile anche come appliance e installabile anche in modalità fault-tolerant, con dischi e/o alimentatori ridondati), e può ospitare anche altri servizi e applicazioni (mail, multimedia streaming, log management, business continuity, file sharing …) che costruiscono una completa document experience orientata alla business continuity che ha il suo cuore nella costruzione di un database della conoscenza (knowledge repository), facilmente replicabile per un completo e immediato disaster recovery. Il nostro motto: All of your knowledge is always on!

Una soluzione semplice: DocuBox è la risposta ideale per tre fondamentali esigenze!

1. Business Continuity e Disaster recovery: Normalmente viene verificata la ripristinabilità al massimo per una piccola frazione dei backup dei dati aziendali. Per problemi di tempo, spazio e disponibilità è solo al momento più critico che si scopre che un backup/restore è inusabile o inefficace. DocuBox g3 mette in sicurezza in autonomia (e in modo continuativamente verificabile) singolarmente tutti i file, documenti ed e-mail, e ogni loro versione, in un completo database server, preoccupandosi anche di risparmiare spazio (con facilità anche oltre il 50%) e quindi deduplicando per azienda (se un utente ha già archiviato quel pezzo d’informazione, gli altri utenti si limitano a stabilire un collegamento logico, con un fortissimo risparmio di tempo e spazio!), directory, file identici e anche per blocchi. La deduplicazione è eseguita “a monte” ottenendo un fortissimo risparmio di preziosa banda.
2. Information retrieval: DocuBox estrae le informazioni contenute nei file e permette di rintracciarle con un proprio motore di ricerca equivalente a Google (utilizzabile via browser standard o agent/client DocuBox) e con un sistema di classificazione per directory equivalete a Microsoft Esplora Risorse, ma che è pensato per le esigenze dell’azienda; Elimina il tempo perso nel trovare i documenti; Elimina gli investimenti aggiuntivi per portare un motore di ricerca in azienda; Assicura la ricerca delle informazioni per ruolo utente, in varie modalità;
3. Document Repository & Management: mette automaticamente in ordine tutte le versioni dei documenti (anche cartacei trasformati in formato elettronico), ognuna univocamente identificabile e corredata da “tag” e profili definibili a piacere; Elimina la possibilità di perdere anche solo una versione di un documento; Elimina la carta; Elimina i costi di un sistema di gestione documentale specifico e troppo complicato; Permette di trovare qualsiasi e-mail aziendale, in entrata ed in uscita, usando un unico pannello di ricerca per testo libero;

“All of your knowledge is always on!” significa portare la business continuity in azienda (e anche on-line e quindi in mobilità). Superando i confini del backup e restore sicuri, DocuBox g3 diventa il concentratore della conoscenza!

Quanto vuoi RISPARMIARE?
Quanti prodotti puoi rendere obsoleti con un solo DocuBox g3? Scopriamolo assieme …

 1. Backup & restore

«tutti» i file (di qualsiasi dimensione) vengono immediatamente (in tempo reale, cioè entro il prossimo minuto, e questo è riscontrabile dall’utente o amministratore di sistema) analizzati ed eventualmente trasferiti in toto o in parte (nel caso di versioni successive) nel repository di DocuBox in streaming attraverso il protocollo http. L’appliance può essere posto dentro l’azienda e/o esposto in Internet, oppure fuori dall’azienda, dipendentemente dalla volontà dell’azienda stessa; Velocità di caricamento; Storicizzazione delle informazioni; Tutti i file sempre disponibili e ripristinabili in qualsiasi momento, senza attesa, come se fossero semplici copie in un disco remoto, con un click del mouse dall’utente stesso. Con due click per selezionare una versione diversa dall’ultima ...Semplicità di utilizzo e apprendimento: interfaccia utente simile a Microsoft Esplora Risorse, ricerca Google-like, manuali di help alla YouTube …;
Scelta del metodo di archiviazione e deduplicazione dei blocchi (su database o direttamente su sistema operativo), dipendentemente dall’esistenza e tipologia degli strumenti di replica di DocuBox in business continuity, replicazione o disaster recovery; Strumenti di archiviazione “agentless” per archiviare più velocemente i dati dei server o delle macchine limitrofe (evitando il collo di bottiglia del protocollo http quando non necessario per le macchine)

 2. Disaster Recovery & Business Continuity (“all of your knowledge is always on”)

Documenti e dati sempre sicuri e accessibili, in tutte le loro versioni ed evoluzioni, all’interno e, a scelta, anche all’esterno dell’azienda, in ogni momento anche via browser da uno smartphone; DocuBox diventa il concentratore dei dati e documenti e può essere replicato istantaneamente, semplicemente sincronizzando in remoto il repository (database) di DocuBox con un solo comando! Vari livelli di ridondanza anche geografica; Soluzioni basate su appliance con dischi ridondati (RAID) e alimentazione duplicata; Possibilità di creare architetture distribuite basate su un numero definibile a piacere di server con lo stesso software e che si tutelano l’un l’altro da eventuali guasti; load-balancing per i casi in cui gli utenti siano migliaia. 

3. Document repository & information management (gestione documentale)

Unico repository; Tutte le versioni dei documenti univocamente stratificate in folder; Impronta digitale univoca per ogni documento e versione, per ogni e-mail e per ogni allegato e-mail; Proprietà personalizzabili e definibili del documento (anche in automatico tramite uno speciale modulo “archiviatore”); Collegamento (relazione padre-figlio) tra documenti; Collegamento con strumenti di processo esterni (workflow); Programmabilità ad hoc per la realizzazione di applicazioni documentali specifiche; per maggiori informazioni consultate il “positioning paper” su “DocuBox e la gestione documentale”

  4. Information retrieval

Indicizzazione automatica e quindi ricerca di qualsiasi informazione (anche con molti vecchi formati) per tutta l’azienda senza bisogno d’intermediazione da parte del personale IT, in modo semplice e per testo libero. Per l’utente è come avere un Google search applicato sui propri documenti ed e-mail; Accesso ubiquo via client DocuBox o browser standard; Sicurezza e privacy: mostra solo i documenti accessibili dall’utente che ha eseguito la ricerca;

5. Portabilità e integrazione dei desktop e delle informazioni

Un utente con documenti su più device (laptop, tablet, notebook, smartphone) può consolidare il proprio patrimonio informativo in un’unica base dati, dove durante la navigazione dei contenuti vedrà prima il nome del device e poi i file/documenti/e-mail archiviati; 

6. Archiviazione e dematerializzazione

Scansione e archiviazione; Information retrieval; Protocollazione multiregistro; Indicizzazione del testo contenuto in elementi grafici (OCR), integrati in un semplice programma (“client for share”) che si occupa di gestire la scansione (protocollo twain integrato) e trasformare il documento in PDF e archiviarlo al volo, senza complicazioni; Per ogni documento stampato, avviso che si può salvarlo in PDF e quindi conservarlo; Supporto all’archiviazione sostitutiva; 

7. Sincronizzazione dei dati di business con la clientela, i fornitori e la periferia

Definizione di repository sincronizzabili per mandare automaticamente e immediatamente dati e documenti a tutti i computer dell’azienda e dei partner/fornitori (extranet); Soluzioni (download, upload, search, sync …) per il network di business partner dell’azienda; Sistemi automatici di acquisizione documenti da fonti diverse (per esempio e-mail ed allegati), da e per qualsiasi luogo, in streaming sfruttando il protocollo http; 

8. Cloud computing

Streaming bidirezionale brevettato (brevetto I0134904/SP: “Metodo e sistema di archiviazione di documenti Elettronici; Forma oggetto della presente invenzione un metodo di archiviazione di documenti elettronici. In particolare, l’invenzione si riferisce a un metodo di trasmissione di documenti elettronici parte di uno o più dispositivi elettronici cliente (client) a un dispositivo elettronico di servizio (server) …”); Http/https/soap; Indipendenza dalla locazione fisica e logica (private/public cloud nativo, nessun vincolo LAN vs. cloud); Possibilità di operare in VPN invece di http, quando preferibile; Architetture LAN/WAN/cloud (public/private) anche miste; Sicurezza della trasmissione (https); Possibilità di personalizzare la soluzione per ottenere la massima efficienza dall’intero sistema sulla base della latenza di connessione tipica/stimata; Soluzioni agentless per VPN e sistemi di prossimità, quando si preferisce non utilizzare http

  9. Mobility

Salvataggio e accesso alle informazioni aziendali ovunque collocate e su/da qualsiasi tipo di dispositivo; Streaming via http senza obbligo di VPN; Portabilità del client su dispositivi mobili; Autenticazione “digest”: che funziona su qualsiasi device, compresi gli smartphone, che elimina la necessità di passare attraverso pagine html del portale per l’autenticazione;

10. Ottimizzazione della banda

Deduplicazione upfront (con metodologia hash) a directory (se tutti i file di una cartella sono già presenti, questi vengono verificati con un unico comando, aumentando la velocità di backup anche di decine di volte), a file (se un file già esiste, non vengono confrontati tutti i singoli blocchi che lo compongono, risparmiando i confronti dei singoli blocchi) e infine a blocchi; Utilizzo consapevole/dinamico/allocabile della banda di tutti i computer; Preview (piccola, media) dei file immagine per decidere consapevolmente se scaricare il file;

11. Ottimizzazione dello storage

Deduplicazione upfront a directory, file e blocchi; A differenza di molti SAN/NAS tradizionali, risparmia lo spazio senza aumento di costi;

12. Sostituzione/affiancamento a server/storage tradizionali

Integrazione di tecnologia Samba e utilizzo anche come file server/NAS/SAN e applicazione del backup al volo dei file contenuti (può includere un audit log delle singole operazioni RWD eseguite dai singoli utenti sui singoli documenti; Interazione con servizi di directory (indipedenza o interazione con Active Directory): Opzionalmente archiviazione “diretta” (“agentless”);

13. Virtualizzazione

Compatibilità e interazione con la maggioranza degli ambienti virtuali (VMware, Microsoft HyperV …); Disponibilità di modalità di “corporate licensing“ specifiche per gli ambienti enterprise virtualizzati e i service provider; Disponibilità di virtual appliance demo gratuite per testare facilmente le soluzioni DocuBox;

14. Scalabilità

Scalabilità dei costi e delle prestazioni: allocabilità crescente in maniera dinamica/continua/garantita dei servizi; Un’unica architettura software attraverso tutti i prodotti fisici/virtuali; Possibilità di bilanciare server di front-end e unico repository di back-end; Licensing flessibile e scalabile per medie/grandi aziende e service provider;

15. Security:

Accessi controllati e granulari alle informazioni; Aree per il project management; Log dettagliati ed esportabili; Password criptate nel database; Codifica custom nel database del server DocuBox, senza file in chiaro (di fatto nel sistema operativo del DocuBox non ci sono i file!) e senza necessità di installare antivirus; Possibilità di applicare il massimo livello di sicurezza disponibile: la crittografia parametrizzabile dei file prima della trasmissione, quindi nessuno oltre il proprietario potrà vedere un file (nemmeno l’amministratore di sistema!); 

16. Tariffazione/Pay per use, Outsourcing/Insourcing, Opex/Capex, Service Level Agreement (SLA):

Pannelli di controllo (diversi per end-user e amministratore); Funzionalità avanzate per i servizi a tariffazione; Differenziazione del livello di servizio su porte differenti; Soluzioni IaaS (Infrastructure as a Service: include Backup/Disaster Recovery), PaaS (Platform as a Service), SaaS (Software as a Service); Licensing flessibile (per aziende, gruppi di aziende, service provider, privati …); Supporto alla creazione di un’offerta di servizi basata su DocuBox;

17. Supporto all’IT governance, alla certificazione, alla gestione dei flussi di lavoro:

Supporto alla definizione di piani di sicurezza/business continuity/risk assessment & management e ai piani di controllo qualità (ISO); Integrazione con sistemi di gestione dei flussi; Completi pannelli di controllo

18. Content Management System (CMS)

Interfaccia HTML pubblica con CMS basato su template e contenuti e navigazione modificabili da remoto, programmabili e integrati in DocuBox g3 (il sito DocuBox.it è basato su DocuBox!)

19. Application server e verticalizzazioni

Completo server LAMP (php/cgi-bin) e LAMM (Mono/.net/c#/aspx) che può ospitare applicazioni basate su queste tecnologie; Utilizzo di versioni particolarmente stabili e performanti di PHP, Mono e MySQL; Interfacciamento e creazione con soluzioni software terze parti integrabili con DocuBox; API SOAP (web services) e sistemi di sviluppo per Windows/Apple/Linux; API client (“soap webservices wrapper”) per .net c#/vb/f#/ecc.; Training video per mostrare come costruire del software usando le librerie cloud di DocuBox e poche righe di codice; Supporto da parte di DocuBox nella creazione di soluzioni ad hoc

20. Soluzioni multimediali/digital signage/digital interactive (modulo software opzionale, vedi www.docubox.it/multimedia)

Grazie alle caratteristiche di manipolazione di file di qualsiasi dimensione via http, DocuBox g3 può diventare un sistema di streaming e playing per soluzioni “digital signage” e palinsesti multimediali (gestione e distribuzione di contenuti, su schermi di qualsiasi dimensione); Un apposito software e CMS permettono di realizzare applicazioni per totem/chioschi informativi (anche touch screen) con generazione di tasti “grandi” per la navigazione delle informazioni, ottenute senza che sia necessario conoscere la programmazione o il codice html, ma semplicemente creando cartelle e riempendole di documenti; Possibilità (all’interno di un totem informativo) di inserire anche planimetrie grafiche, ove consultare le diverse zone; Possibilità di posizionare monitor che trasmettano continuamente pubblicità nelle diverse aree (locali, zone fieristiche …); Screen saver che, quando il totem è inattivo per un certo tempo inizia a trasmettere pubblicità; Su richiesta, realizzabilità di un sistema per esporre avvisi a determinate ore del giorno oppure all’avvenire di eventi

21. Archiviazione di qualsiasi e-mail (modulo opzionale)

DocuBox permette l’archiviazione in backup di ogni singola e-mail trasmessa/ricevuta dal sistema (mail server, relay, …), immediatamente e con deduplicazione degli allegati (e quindi fortissimo risparmio di spazio): DocuBox profila/archivia/deduplica/mette in sicurezza qualsiasi e-mail ricevuta tramite qualsiasi canale:

1. Attraverso il protocollo POP3/IMAP per i server (Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino, Google Gmail, Microsoft Hotmail ...)
2. Attraverso file, per esempio per i server Linux o per i server di posta Exchange secondo il protocollo WebDAV, e le cartelle personali dove sono salvati messaggi di posta elettronica come file fisici (.eml, .msg)
3. Dal file PST di Microsoft Outlook estraendo le singole email e rendendole consultabili, deduplicate e riducendo il peso di allegati senza limitarsi alla copia del file PST

L'operazione di backup avviene in modo costante nel tempo, mentre l'utente sta lavorando, senza l'uso di plug-in e senza modificare o interrompere il normale percorso di lavoro quotidiano:

• le email vengono archiviate su DocuBox g3 in modo silenzioso, automatico e costante senza disturbare l'utente e senza interrompere il lavoro
• vengono archiviate come singoli file e sono consultabili da qualsiasi computer (doppio click -> si apre il programma di email ed è possibile leggerne il contenuto usando il proprio programma di riferimento).
• i file allegati vengono "staccati" dalla e-mail ed archiviati a parte. Diventano quindi consultabili e ricercabili singolarmente, sia pur deduplicati (e quindi in unica copia per più e-mail, con fortissimo risparmio
• il motore di ricerca per testo libero trova sia le email sia gli allegati
• il sistema ha bisogno solo di connessione internet/http per registrare la copia sul DocuBox e Pop/Imap per scaricare le email posto che sia uno di questi il protocollo scelto per l’acquisizione

22. E-mail server (modulo opzionale)

All’interno di DocuBox è possibile ottenere un completo MTA basato su Qmail con antivirus (Clamav) e antispam (Spamassassin) in configurazione pronta all’uso; Recupero mail da caselle esterne, alias, mailing-list, autorisponditori, gestione multi-dominio; capacità fino a oltre 10 milioni di caselle, webmail, mail client con protocolli IMAP, POP3, SMTP, SSL …;

23. Log management (modulo opzionale)

Sistema di gestione e archiviazione dei log degli amministratori di sistema integrato in DocuBox g3 (“Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema - 27 novembre 2008”).

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