DocuBox g3 (generazione 3) è un’innovativa e avanzata soluzione per la business continuity che si prende cura del patrimonio di conoscenza dei file e dei documenti dell’azienda. E’ un sistema (private/public) cloud/http/streaming che proietta le aziende verso il futuro delle infrastrutture IT in totale sicurezza, anche e soprattutto a vantaggio del lavoro (specie in mobilità), del risparmio di tempo, risorse e costi visibili e nascosti. Nasce da un’innovativa tecnologia brevettata dall’omonima start-up italiana ed è disponibile su appliance fisiche o virtuali. Il nostro motto: All of your knowledge is always on!

Tanti problemi, una soluzione (anche per il documentale!): DocuBox g3

La parola "gestione documentale" apre scenari multipli di metodologia e un mercato colmo di soluzioni tra le quali scegliere spesso senza riuscire ad identificare le reali differenze. Possiamo dire che, secondo i dettami internazionali, la gestione documentale è fatta di 5 componenti che qui indichiamo come 5 STEP:

1. Trasformazione di un "file" o un documento cartaceo in un "documento digitale"
2. Applicazione di etichette di tipologia al documento per permette una ricerca ragionata
3. Applicazione di familiarità o correlazione (una bolla o una fattura derivano da un ordine...)
4. Gestione del processo documentale
5. Personalizzazione e realizzazione di sistemi adatti alle specifiche esigenze del cliente finale.

DocuBox ha una risposta per ognuno degli elementi indicati:

STEP 1

DocuBox è un sistema che si occupa di gestire file che, una volta caricati nel sistema, DIVENTANO documenti:

• Viene estratta una impronta digitale
• Non è possibile modificarli

Questo vuol dire che il file FATTURA_1234_01-01-2011.DOC di fatto diviene un documento immodificabile dentro DocuBox, con ciò intendendo che se qualcuno cambia il file DOC in DocuBox questa operazione verrà tracciata, il file originale verrà messo in sequenza al primo rispetto un valore di VERSIONE, saranno archiviati e collegati i dati  relativi all'utente che ha operato la modifica e alla data di registrazione

STEP 2

In una gestione documentale deve essere possibile "profilare" un documento, con ciò intendendo che deve essere possibile:

• applicare una etichetta di tipologia (fattura, bolla, ordine, lettera, comunicazione, ordine di servizio, ecc.)
• per ogni tipologia deve essere possibile specificare dei dati (fattura num./del/cliente, ordine di servizio del/firmato da, bolla di trasporto del/magazzino/agente, ecc.)

Ciò impone che un sistema documentale permetta almeno la creazione di nuovi profili di documenti, ovvero permettere di creare o modificare il tipo "bolla”, “fattura", "ordine", ecc., oltre a permettere di inserirne di nuovi che risolvono le specifiche esigenze del cliente finale. Per esempio una azienda che vende prodotti manifatturieri deve poter aggiungere nella tipologia bolla e fattura anche i numeri di serie dei singoli prodotti.  Questi dati (tipologia/etichette e valori) saranno la base del sistema di ricerca documentale. In DocuBox è infatti possibile fare ricerche dei documenti per testo libero, ed è anche possibile fare ricerche per tipologia. Ad esempio si può cercare:

• Tutte le "fatture" del "cliente _______ " dalla "data _______" alla "data ______"
• Tutti gli ordini del "agente ______" per il "cliente ______"

STEP 3

Un sistema documentale deve permettere di mettere in relazione i documenti:

• Definizione di documento "padre"
• Definizione di documento "figlio"

Un sistema documentale dovrebbe cioè permette di definire che una FATTURA è figlia di una BOLLA che è figlia di un ORDINE. Questo, per esempio, mette l'utente nelle condizioni di ricavare l'ordine di riferimento partendo dalla fattura. DocuBox permette questo tipo di collegamento ed anche in modo automatico, con ciò intendendo che l'utente non deve necessariamente mettere in collegamento due documenti (per esempio con una serie di click del mouse e inserendo dei dati), ma che il sistema lo sa fare da solo e in totale autonomia, com'è tipico per DocuBox: senza disturbare l'attenzione dell'utente.

STEP 4

Un sistema di gestione documentale si può definire "completo" solo quando è implementato in un sistema di processo, ovvero quando potendo definire i percorsi funzionali che un documento deve seguire prima di diventare pubblico. Nessuna azienda infatti gradisce che documenti imprecisi, errati o sgrammaticati vengano inviati all’esterno, così come molte aziende chiedono che più di un ufficio sia coinvolto nella emissione di determinati documenti. L'emissione di un documento può quindi comportare il coinvolgimento di molti dipartimenti e di utenti (interni ed anche esterni) prima che il documento si possa considerare valido. Per esempio una autorizzazione alla consegna di un'auto ad un cliente che si appoggia ad un leasing certamente è un processo che coinvolge il magazzino, l'ufficio consegne, l'ufficio contabile e molto probabilmente una finanziaria esterna. DocuBox nella versione g3 NON implementa un sistema di workflow interno, bensì permette di interfacciare qualsiasi sistema di workflow "esterno": il server workflow gestisce il processo, DocuBox si occupa dell'interfaccia di ricerca verso gli utenti, tenere traccia delle operazioni e modifiche fatte al documento (anche delle versioni) e dello STATO che viene di volta in volta modificato dal sistema di processo (workflow). L'utente quando trova il documento attraverso DocuBox ne potrà vedere lo STATO anche se non fa accesso al sistema aziendale/di workflow. Riprendendo l'esempio della pratica di accettazione di un ordine auto via leasing, il cliente dopo un paio di giorni chiama la concessionaria, il concessionario apre il suo "DocuBox" cerca la "pratica leasing" per "il cliente ____" e quando trovata potrà vederne anche lo stato "IN LAVORAZIONE, ACCETTATO, NON ACCETTATO, INOLTRATO A FINANZIARIA PER AUTORIZZAZIONE" ecc. ecc. Potrà vedere anche in quale "UFFICIO" è la pratica in quel momento, ovvero se fosse necessario potrà facilmente sapere quale collega chiamare al telefono per chiedergli lumi. Il documento in DocuBox può anche essere posto in stato di LOCK quindi non scaricabile/modificabile, ma tutte le "etichette" saranno consultabili, esattamente come richiesto dai sistemi di workflow

STEP 5

L'ultima ma non per questo meno importante caratteristica che un sistema di gestione documentale dovrebbe avere è la possibilità di essere programmato ad-hoc in alcune specifiche funzionalità. Infatti, per quanto standard un sistema sia, esistono dei casi in cui è inadatto alle necessità aziendali.  DocuBox offre un development kit composto da web services (SOA/XML/SOAP 1.1) e da API (Windows, Mac, Linux) attraverso cui realizzare funzionalità specifiche richieste dal cliente.

DocuBox g3 è un mondo immenso: è solo quando ci sei dentro che lo scopri appieno!
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